O “time-managemente” ste už istotne počuli. Praktizujete to ?
Mne osobne plánovanie pomáha zorganizovať si svoj život tak, aby bol bez stresu a aby dané úlohy na ktorých pracujem, prinášali aj reálne výsledky. 

Mnoho ľudí time-management v živote nemá. Mnoho ľudí sa len tak pláca počas dňa, lebo nemá v živote jasne nastavený cieľ. Bez cieľu sú plány len pomyselným želaním, ktoré si človek nosí v hlave a pravdepodobne ich nikdy nedosiahne. Prečo? Lebo priať si  nestačí, potrebujete na to akčný plán! 

Mnoho ľudí v živote ani raz nepoužili diár či inú pomôcku na organizáciu svojho dňa. Už len tým, že si naše ciele a plány napíšeme na papier zaručene dávame našim cieľom jasné áno, že chceme na nich reálne pracovať a dosiahnuť ich. Poďme sa spoločne pozrieť na 5 overených techník, ktoré vám pomôžu zorganizovať si pracovný ale aj osobný život a zároveň vás aj odradia od zbytočnej prokrastinácie:

1. Technika “pomodoro”

Jedna za najpoužívanejších techník, ktorá prinesie zaručenú maximálnu koncentráciu, zvýši produktivitu práce a tvorivosť. 

Techniku Pomodoro vymyslel mladý vysokoškolský talianský študent Francesco Cirillo, ktorý mal problém sústrediť sa na dokončovanie školských úloh. K technike ho inšpiroval práve kuchynský časovač v tvare paradajky – pomodoro.

Táto technika spočíva v rozdelení času na krátke intervaly t.j. 25 minútový blok na prácu a 5 minútový blok na prestávku. Tento postup sa odporúča opakovať najmenej 4x za sebou, až kým sa vypracujú dané úlohy v tomto časovom úseku.

Technika Pomodoro vám zabráni prokrastinovať v práci. Motivácia pokračovať v úlohách je silnejšia, ako strach z množstva úloh či ich obtiažnosti.

Viac o TECHNIKE POMODORO nájdete TU.

2. Technika “time-blocking”

Ak dáte svojim úlohám a cieľom deadline (čas, do ktorého musia byť vykonané) je vysoká šanca, že ich aj reálne dosiahnete.

Time – blocking je jednoduchý spôsob ako si rozdeliť svoj deň na krátke časové úseky – bloky, ktoré predstavujú určité úlohy, ktoré sa v danom čase vykonajú. Plánovanie úloh na špecifický čas pomáha minimalizovať prokrastináciu a zvyšuje sústredenosť.

Odškrtávanie úloh zo zoznamu pri dodržiavaní harmonogramu prináša radosť z vykonaných úloh a tým aj voľný čas na činnosti, ktoré sú nám najmilšie.

To že máme plný “to do list úloh” rozdelený do časových blokov ešte neznamená, že nás čaká aj reálne produktívny deň. Pri plánovaní úloh odporúčam zhliadnuť postup tvorby TO DO LISTU.

Najproduktívnejší sme hneď ráno po zobudení, preto sa na časový termín medzi 8:00 – 11:00 odporúča plánovať najťažšie a najväčšie úlohy dňa. Po samotnom obede naša pomyselná krivka koncentrácie, vnímavosti a produktivity klesá nadol, preto v tomto časovom úseku sa odporúča plánovať menej dôležité úlohy, napríklad firemné porady, stretnutia s klientami či samotné e-maily.

Väčšina ľudí robí chybu, ak dáva priority iných hneď na začiatok dňa a oberá sa tak o vzácnu energiu a pozornosť ale aj stráca nepotrebný čas. E-maily sú vždy prioritou niekoho iného, preto ja osobne si ich plánujem na úplný koniec pracovného dňa.

Časté porady vo firme plánované na začiatku pracovnej doby či pred samotným obedom sú za mňa neefektívne a aj strata času i produktivity práce zamestnancov. V prípade ak každý má jasne zadelené úlohy, ktoré má v daný deň vykonať.  Takéto porady majú efekt prokrastinácie, pretože dôležité veci sa dajú vykomunikovať aj inak, ale to je na inú tému 😉 

3. Technika “eat the frog” – Najprv zjedzte žabu.

Ďalšou z “kuchynských” metód time-managementu je ” Najprv zjedzte žabu.”

Mark Twain raz povedal: „Hneď ráno zjedzte živú žabu a po zvyšok dňa sa vám nestane nič horšie.”

Žaba v tomto prípade predstavuje úlohu z nášho zoznamu, ktorá je náročná, neznesiteľná, hnusná a nemáme z nej radosť. Býva často aj ako nedokončená, ktorá svieti v našej hlave  a nevieme sa premôcť a “zjesť ju”.  Zjesť ju ako prvú prinesie slobodu, pretože náš mozog funguje na “ZEIGARNIKOV EFEKT” – t.j.  pamätá si len tie udalosti, ktoré zostali nedokončené. 

V tomto prípade neostáva nič iné len zatnúť zuby a premôcť sa aby nastala duševná pohoda. 

Táto metóda vás doslova vykopne zo zóny komfortu a prinesie zadosťučinenie v podobe menej náročnejších úloh v ten deň ale aj radosti, že ste to dokázali. 

Viac o metóde EAT THE FROG som sa rozpísala na tomto odkaze. 

4. Eisenhowerov princíp: 4 kvadranty plánovania

 Táto technika vám pomôže naplánovať si časový harmonogram podľa dôležitosti a urgentnosti.

Techniku vymyslel sám americký prezident Dwight D. Eisenhower, ktorý raz vyslovil myšlienku: “To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.”

Celá technika spočíva v plánovaní úloh podľa dôležitosti a urgentnosti a rozdelení do 4 kvandrantov na: 

• dôležité/naliehavé- čo je urgentné a mali by ste ich vybaviť čo najskôr (zajtrajšia skúška, projekt, launch…)
• dôležité/nenaliehavé – čo nie je urgentné, ale je to dôležité, odložte na neskôr (školenie, cvičenie, predajný hovor …)
• nedôležité/naliehavé – čo nepočká, pokúste sa delegovať (E-MAILY, tvorba grafiky, ..)
• nedôležité/nenaliehavé – jednoducho vyškrtnite zo zoznamu. Naučte sa hovoriť NIE. (nepodstatné mítingy, sociálne siete, výber farby na nové logo…)

Ako zistiť, čo je skutočne dôležité? Zodpovedzte si na tieto otázky:

• Ktorá dokončená úloha mi prinesie zaručený pozitívny výsledok a plánovaný zisk ? 

• Kam ma výsledok dokončenej úlohy posunie ?

5. Metóda “ABCDE”

Je ďalšou plánovacou technikou, ktorá zlepší a vytriedi váš plný “to do list” úloh a pomocou písmen zadelí jednotlivé úlohy podľa dôležitosti.  

Zoznam úloh sa rozdelí do kategórii, podľa písmen:

• A – najdôležitejšie, alebo najnáročnejšie úlohy, ktoré vás v danom dni čakajú. (to sú tie spomínané “žaby”, ktoré treba najprv zjesť)
• B – sem patria druhoradé, no dôležité úlohy. Ak tieto nedokončenie úlohy majú negatívny vplyv na váš život, rozhodne ich zaraďte do A kategórie
• C – sem patria úlohy “príjemné”, no nemajú žiadny prínos (skôr prokrastinačné úlohy) venujte sa im vo voľnom čase
• D – ako “deleguj”, úlohy, ktoré vie spraviť aj niekto iný (automatizácia – napr. chat gpt :D)
• E – ako “eliminuj” – úlohy, ktoré nikam nevedú len sa zbytočne stráca čas.